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嗨囉,我是設計師 Riven 🙂

身為一名數位內容創作者,每天要整理的資料、待辦清單跟要撰寫的文件都很多很多,而這些當然是要用軟體解決,畢竟用紙筆不好編輯與管理;而我從高中開始就習慣使用 Evernote 來記事(多年的付費會員),一直到去年接觸了 Notion 之後,就完全回不去了!而現在 Notion 也是我現在電腦上都會一直開著,且會固定在 iPhone 主畫面下方的 App 之一。

而由於工作的關係我個人比較多使用情境都是在設計職業上,而我身邊滿多在做平面、動態跟 UI/UX 設計的朋友也都使用 Notion 作為主要協作工具,還有許多認識的開發者、創業家與行銷人員等等也都大力吹捧 Notion 的好,同時我在大學演講或教學的時候,也一定都會推薦大家來用 Notion~

如果你也對 Notion 稍微有些興趣了,那接下來呢,我會先稍微聊聊 Notion 在生活中的使用畫面,順便來跟還沒使用過的朋友簡單介紹一下!

什麼是 Notion

Notion 官方載點

Notion 是一款新的筆記軟體,在矽谷新創團隊間竄起後,迅速在全球獲得很高的討論度,並繼去年底發佈了學生教育版之後,今年五月還升級了個人版本到幾乎能免費使用,現在正是嘗試這個好東西的最佳時機點。

俱有模組化的元件以及頁面構成資料庫的設計,可以很好地做主題分類、資料整理與文件協作,而像我們設計師日常當中偶爾冒出來的靈感啊,或是一些創作上的點子,直接拿起手機記下來非常方便,然後可以在電腦上接續撰寫,也還可以與他人進行協作。

支援 MacOS、Windows 電腦作業系統,以及 iOS、Android 手機,除了能夠雲端作業外,也可以離線進行編輯。

https://www.notion.so
這是我每天處理 Todo 待辦項目的地方,因為是真實的所以必須上馬賽克😂

使用 Block 區塊

Block 區塊是 Notion 裡面的最小單位,可以當作是一個個的模組,比如說我們可以新增文字區塊、標題區塊、勾選清單區塊、子彈清單區塊等等,而這些一個個的區塊就可以形成我們的筆記文件,如果你有用過 Medium 或 WordPress 編輯器寫文章的話,應該會比較熟悉一些。

但如果之前是用 Word 或 Evernote 等文件軟體,剛開始進入 Notion 可能會要習慣一下~ 習慣之後就會很好上手了,這是現代很多內容編輯器常用的文件組建方式,在之後的複製、修改與移動都很方便的。

小訣竅:在筆記中輸入 / 就可以快速建立 Block 區塊。

說到 Block 的運用,我們舉個例子,常見的時間管理方法「待辦清單」當中,很多人會以 Todo、Doing、Done 三個狀態來分類,分別是待辦項目、進行中項目以及完成項目。

而在 Notion 中就可以建立一個 Board 來分類這些要做的事情,以我的 YouTube 頻道 為例,我就建立了一個【YouTube 拍攝想法】的筆記頁面,並將所有拍攝的點子區分成「主題靈感」「製作中」跟「已上傳」的分類,如此一來就可以隨著影片製作的進度,直接拖曳來調整狀態,並在全部完成之後也能夠封存起來,方便日後進行再查看。

直接拖曳 Block 更改狀態

連結 Page 頁面

而我覺得 Notion 最厲害的地方是在於,我們可以將每個筆記頁面做很好的歸納整理,比如說今天可以開一個「旅行筆記」的頁面,然後裡面還可以羅列不同旅行地點,或是行李準備的筆記,作為一個目錄通通蒐錄在同個地方這樣。

這邊每個蒐錄的頁面(Page)都可以各自展開更多內容,像是我這邊是拿來整理出國旅行的行程、記帳,或是記載飯店住宿等等。

而這些子頁面都還可以再塞入更多 Page,比如說該城市的各個景點的更多資訊,這樣能夠無限展開分頁的筆記方式,可以幫助我們在日常紀事或工作彙整上有更多的彈性,我可以隨心所欲製作出屬於我們自己的筆記版型,但也因為太自由了,許多剛接觸 Notion 的朋友可能會感到有點複雜。

也可以用表格的方式整理將旅行景點整理成資料庫

羅列 Table 表格

而表格的 Block 除了能夠逐條列出所有項目,結合上面提到的「Block 區塊」與「Page 頁面」,我們就可以更近一步地做出我們自己的資料庫(Database),如此一來可以有效地進行大量資料的彙整。

比如說有人拿來整理產品資料庫、蒐集喜歡的網站、彙整寫作的文章,或是當作日記寫等等,而透過日期、狀態等係數的設定,這份資料庫就可以很完整地為自己所用。

以我的線上課程《不小心就學會!用 UI 設計方法製作網站》為例,那個時候製作的時候,就是全程使用 Notion 作為課程單元管理,並且一切準備資料都是在上面展開的頁面中進行撰寫,一字排開也可以幫助我很清楚地知道各個章節的進行狀態與上架時間,並能夠計算出所有單元分鐘數的總和,一切都是依照需求去個人化打造。


設計師可以怎麼使用 Notion

好,以上就是 Notion 的基本概念與功能,還有我自己日常的幾個使用方式。

再來呢,我們來一起實際看一下 Notion 在設計師職業工作上的應用情境,這邊的設計師是指廣義的設計職業,並有相同或類似工作方法的一群人,比如說著重於設計思考、使用者研究、建立系統規範等,而因為我比較熟悉的是科技業、網路業的 UI/UX 領域,所以會聊比較多的使用範疇。

但不管你是平面設計師、室內設計師、工業設計師等,我相信我們都是懷著有趣靈魂的人,而透過理解這些提升效率與協作的工作方法,同樣可以加快個人與團隊的生產力效率,而我們可以在 Notion 的 Template 中找到「Design」分類,裡面有幾個專門設計給設計師使用的實用文件範例,都是通用設計流程上會用到的工作方法,接下來讓我們一起來看看吧!

專案計畫(Roadmap)

一般來說這應該是 PM (產品經理、專案經理) 比較熟悉的工具,會在每個專案開始前去制定 Product Roadmap (產品路線圖) 來安排時程跟人力。

而這份計畫通常不會只有工作項目,而還會包含整個專案的發展藍圖,包含著有像是產品願景、設計與開發方向等,所以通常除了專案經理之外,設計師、開發者與相關主管人員,都會接觸到這份文件,以確保團隊中的大家是在同個陣線上,並且所有人士一起往相同的目標邁進。

可以使用 Board 來整理所有工作任務清單
細項工作任務頁面

而最近 Notion 也更新了簡易「甘特圖」的功能,我們可以在製作好的 Roadmap 上切換成「Timeline view」 來看到各個工作任務的排程,只要各項目有先設定好開始與結束時間就可以了。

甘特圖視角

當然,這個時間軸的功能我們也可以應用在排定自己的工作計畫上,算是一個 Notion 全球使用者們敲碗已久的功能,趕緊去試試吧!

Notion 剛更新時間軸就登上 ProductHunt 排名 #1

使用者研究(User Research)

這是負責做 UX (User Experience)的朋友會比較會用到,透過各種研究方法來了解這個市場以及使用者的需求,而這些研究的價值在於透過每一次的量化與質性調查,去推敲拼湊出產品的各種可能性。

使用 Table 來整理用戶調查的個體,或是假想的人物誌(persona)
點開個別的 Page 能建立詳細文件

而任何關於資料整理、文件彙整有關的工作,用 Notion 來整理都很好用~


設計任務(Design Tasks)

這就是比較接近 UI (User Interface) 設計師日常工作的情境了,舉凡接下的日子裡要做的建立設計系統、輸出切圖、製作原型等等,這些設計流程上常見的工作任務可以切得很細,並在 Notion 上用整理成團隊大家一起看、或個人使用的清單,而加上狀態(未做、已完成等)就可以當作專案管理工具使用,然後因也可以分享給同事們一起協作與編輯文件,大家只要記得上來回報工作進度就可以了。

羅列相關的設計任務清單
每個任務都可以有更多的待辦事項

會議記錄(Meeting Notes)

看完前面幾個使用案例,我們就大概對 Notion 的用法有個概念了,而就是因為在筆記中我們可以設定個別頁面的標題、時程、指定協作者與狀態等,這些都可以製作成資料庫的方式進行整理,所以在職場工作上就有很強大的應用可能,而這也是 Notion 這一兩年強勢興起的主要原因。

一但我們理解了 Notion 的使用邏輯後,就可以自己設計相關的應用方式,像是會議記錄就是一個很標準且常見的文件,在 Notion 上可以輕而易舉地做出來。

一份文件整理所有會議名稱、屬性、指派、時間

設計系統(Design System)

這個是我覺得 Notion 對設計師來說最強的應用了!通常要製作一份設計系統的 Guideline,有些公司會做成封閉文件 (PDF) 或簡報 (Keynote) ,或是公開發表在網頁 (Web) 上面,也有一些是直接在 UI/UX 設計軟體中完稿,比如說 Adobe Xd。

而 Notion 本身的撰寫與功能條件,恰恰好可以滿足建立設計系統的相關需求,而且能夠有效地協作與展示,瀏覽起來的體驗也很棒。

用 Notion 建立完整的設計系統
內建的檔案置入有支援主流媒體格式,放進 .png 與 .svg 格式檔案可以讓大家方便下載。
同時還可以放入 .ttf 字型檔,還有程式碼的格式也能很好地安放。
整理色票也很方便呢!

重點總結

先複習一下,Notion 的基本建立筆記順序,就是由新增一個個的 Block 區塊,接著形成一個 Page 頁面,然後可以羅列成 Table 來建立資料庫,而這份清單可以隨著觀看視角、功能面相等不同做切換,以滿足職業工作或個人使用上的應用情境。

而我們也可以透過上面幾個設計現場的使用範例,來更進一步了解 Notion 不只是筆記軟體,還可以很深、很廣地應用在各種文件上面,全看我們想要如何使用,而且除了自己個人用之外,團隊多人協作也是很容易上手的,由此就可以知曉為什麼它會在矽谷新創圈子引起非常高的討論熱度~

我自己目前也都是將工作上的待辦清單與靈感蒐集都放在 Notion 上做整理,其實有點像是在幫大腦備份,而先記下來之後也可以繼續在上面進行完整撰寫,整個產品的 UX 使用體驗很棒,而這也是非常推薦給大家使用的原因,我甚至覺得 Notion 團隊對設計師抱有偏心,裡面很多小細節在使用上都能感受到這些功能對設計師特別友善 😆

而 Notion 在我使用的這一年多來也陸續更新了許多新功能,都不難感覺到它是有認真考慮使用者需求的,而且在社群的推廣上也很用心,像是之前我與官方一同合作,在台中舉辦了 Notion Meetup 小聚活動,在跨國討論過程中都能感受到 Notion 團隊的熱情呢!

對了,類似 Notion 的筆記軟體還有大象筆記 Evernote、微軟的 OneNote、Bear App 與 Google Docs 等等,其實現在都做的滿不錯的,只是細節功能跟使用體驗上都會有一些些差異,但畢竟這種文件、筆記類的東西,通常我們都只會找一個地方安放(搬來搬去超麻煩的!),所以建議大家有興趣的可以都載下來實際用用看,找到最適合自己(或公司團隊)的再正式啟用比較好噢~

好啦,今天關於 Notion 的分享就到這邊告一段落,我們下次再見囉~ Bye bye!


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